ร้านพัสดุควรเก็บหลักฐานการส่งมอบให้ขนส่งอย่างไร

ตรวจจำนวนก่อนส่งมอบ
ก่อนเจ้าหน้าที่ขนส่งนำพัสดุออกจากร้าน ควรตรวจจำนวนกล่องให้ตรงกับรายการที่เตรียมไว้

หากจำนวนไม่ตรง ควรตรวจสอบทันทีว่ามีพัสดุวางผิดโซนหรือยังไม่ได้บันทึกเข้าระบบหรือไม่

บันทึกวันและเวลา
ร้านควรบันทึกว่าพัสดุถูกส่งมอบในวันที่เท่าไร เวลาใด และเป็นรอบของบริษัทขนส่งใด

ข้อมูลนี้ช่วยแยกได้ว่าพัสดุยังอยู่ภายในร้าน หรือถูกส่งต่อเข้าสู่กระบวนการขนส่งแล้ว

ระบุจำนวนพัสดุแต่ละรอบ
ไม่ควรบันทึกเพียงว่า “รถมารับแล้ว” แต่ควรระบุจำนวน เช่น ส่งมอบ 25 ชิ้น หรือ 3 กระสอบ

เก็บเอกสารหรือหลักฐานจากระบบ
หากมีใบรับมอบ รายงานจำนวน หรือข้อมูลยืนยันในระบบ ควรจัดเก็บให้ค้นหาได้ง่าย โดยแยกตามวันที่และบริษัทขนส่ง

ตรวจสถานะหลังส่งมอบ
หลังจากรถรับพัสดุออกไปแล้ว ร้านควรสุ่มตรวจบางรายการว่าเริ่มมีสถานะในระบบหรือไม่

หากผ่านเวลาที่เหมาะสมแล้วยังไม่มีการเคลื่อนไหว จะได้รีบประสานงานก่อนลูกค้าเข้ามาสอบถาม

กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละรอบ
ควรระบุว่าพนักงานคนใดเป็นผู้ตรวจนับและส่งมอบ เพื่อให้ติดตามข้อมูลได้ง่ายหากเกิดข้อสงสัยภายหลัง

สรุป
การเก็บหลักฐานส่งมอบช่วยให้ร้านตอบได้ชัดเจนว่า พัสดุออกจากร้านเมื่อไร จำนวนเท่าไร และส่งให้ขนส่งใดรับไปดูแลต่อ

ระบบนี้ไม่ได้มีไว้เพื่อหาคนผิด แต่ช่วยลดความสับสน ตรวจสอบปัญหาได้เร็ว และทำให้ร้านประสานงานกับลูกค้าและบริษัทขนส่งได้อย่างมั่นใจ

DDC EXPRESS สนับสนุนให้ผู้เปิดร้านมีระบบตรวจสอบตั้งแต่รับพัสดุจนถึงส่งมอบ เพื่อให้งานทุกขั้นตอนมีข้อมูลรองรับและตรวจสอบย้อนหลังได้

สนใจเปิดร้านพัสดุแบบมีระบบ พร้อมที่ปรึกษา หากคุณกำลังมองหาแนวทางเริ่มต้น หรืออยากเปิดร้านแบบ "ไม่ลองผิดลองถูก"

ติดต่อได้เลยครับ
080-295-6052 (คุณบอย)
080-295-1830 (คุณปูเป้)
Facebook: DDC Express-ร้านรับส่งพัสดุด่วน ทั่วไทย
Line: @DDC EXPRESS