ทำไมควรเก็บหลักฐานการส่งพัสดุทุกครั้ง

ทำไมควรเก็บหลักฐานการส่งพัสดุทุกครั้ง

การส่งพัสดุในยุคนี้เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นแทบทุกวัน โดยเฉพาะสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์หรือผู้ส่งสินค้าที่มีมูลค่า
แต่สิ่งที่หลายคนมองข้ามคือ “การเก็บหลักฐานการส่ง” ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก
เพราะช่วยป้องกันปัญหาและเพิ่มโอกาสในการแก้ไขเมื่อเกิดข้อผิดพลาด


1. ใช้ยืนยันว่ามีการส่งของจริง

หลักฐานการส่ง เช่น ใบเสร็จจากขนส่ง หรือภาพถ่ายตอนส่งของ
สามารถใช้ยืนยันกับลูกค้าได้ว่ามีการจัดส่งสินค้าตามที่ตกลงจริง


2. ช่วยติดตามสถานะพัสดุ

เลข Tracking ที่อยู่ในใบเสร็จหรือหลักฐานการส่ง ช่วยให้ผู้ส่งและผู้รับตรวจสอบได้ว่าพัสดุอยู่ที่ไหน
และช่วยแก้ปัญหาเมื่อพัสดุเกิดความล่าช้าหรือหายกลางทาง


3. ใช้เป็นหลักฐานกรณีเคลมสินค้า

หากพัสดุเสียหาย สูญหาย หรือถูกส่งผิดที่
หลักฐานการส่งจะเป็นข้อมูลสำคัญที่บริษัทขนส่งใช้ในการพิจารณาเคลม


4. ป้องกันข้อพิพาทกับลูกค้า

ในกรณีที่ลูกค้าอ้างว่าไม่ได้รับสินค้า
การมีหลักฐานการส่งสามารถช่วยยืนยันข้อเท็จจริง และลดความขัดแย้งได้


5. สร้างความน่าเชื่อถือให้ผู้ขาย

ผู้ขายที่สามารถแสดงหลักฐานการส่งได้ทุกครั้ง จะสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่ารับผิดชอบต่อคำสั่งซื้อ


สรุป

การเก็บหลักฐานการส่งพัสดุอาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่จริงๆ แล้วเป็นการป้องกันปัญหาใหญ่ได้หลายอย่าง
เพียงเก็บใบเสร็จหรือบันทึกภาพตอนส่งของทุกครั้ง ก็ช่วยให้การค้าขายหรือการส่งพัสดุเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัยมากขึ้น